Bezala

Analysoinut Appwesome

Yrityksen kulut eivät yleensä kaada päivää yhdellä suurella tehtävällä, vaan kasaantuvat pieniksi muistettaviksi asioiksi: kuitti pitää säilyttää, matka kirjata ja kulut toimittaa eteenpäin oikeaan aikaan. Minulle tällaisessa työssä tärkeintä ei ole näyttävä ominaisuus vaan se, että käsittelyyn syntyy tapa, jota jaksan ylläpitää myös kiireisinä viikkoina. Bezala on taloushallintoon kuuluva kuitti- ja matkalaskusovellus, jonka hyötyä kannattaa arvioida juuri tämän arkisen jatkuvuuden kautta.

Ensimmäisen viikon hyöty syntyy pienestä muutoksesta

Uuden kulusovelluksen alkuinnostus kestää usein siihen asti, kunnes ensimmäinen kiireinen työpäivä osuu kohdalle. Siksi en arvioisi Bezalaa pelkästään sen perusteella, kuinka nopeasti sen oppii avaamaan, vaan sen mukaan, voiko kuitin käsittelyyn liittää yksinkertaisen rutiinin. Käytännöllinen hetki on heti ostoksen jälkeen: kuitti ei ehdi jäädä takin taskuun, auton lokeroon tai sähköpostin liitteeksi odottamaan myöhempää muistamista.

Ensimmäisellä viikolla kannattaa kokeilla sovellusta juuri tavallisissa tilanteissa, ei vain siistissä testissä. Jos maksat työmatkan lounaan tai hankit yritykselle tarvikkeita, pysähdy saman tien miettimään, mitä tietoja tarvitset kulun myöhempää käsittelyä varten. Näin huomaat, sopiiko puhelimella tehtävä kirjaaminen omaan työrytmiisi. Jos kuitteja tulee harvakseltaan, uuden työkalun avaaminen voi tuntua lisävaiheelta; jos niitä kertyy tasaisesti, välitön tallentaminen voi puolestaan estää pienen paperipinon kasvamisen.

Yrityssovelluksen käyttöönotossa on myös sosiaalinen puoli. Kuitin ottaminen talteen on vain yksi osa prosessia, sillä kulun täytyy sopia yrityksen käytäntöihin ja päätyä käsittelijälle ymmärrettävässä muodossa. Siksi ensimmäinen viikko on hyvä hetki sopia itsensä tai työyhteisön kanssa, milloin kulut kirjataan ja miten matkalaskut pidetään ajan tasalla. Sovellus ei päätä yrityksen sääntöjä puolestasi, mutta johdonmukainen tapa käyttää sitä voi tehdä niistä helpompia noudattaa.

Arjen kuiteista kuukausittaiseen rutiiniin

Kun kokeilun uutuus katoaa, arvo näkyy siinä, kuinka vähän asiaa tarvitsee enää erikseen muistella. Bezalan tarkoitus on auttaa kuittien ja matkalaskujen käsittelyssä, joten se on luontevimmillaan tilanteessa, jossa nämä tehtävät toistuvat osana työtä. Sen ei tarvitse muuttaa koko taloushallintoa kerralla. Jo se, että yrittäjä tai työntekijä ottaa kuitit järjestelmällisesti talteen ja käsittelee matkakulut tutulla tavalla, voi vähentää viime hetken selvittelyä.

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: aamulla tulee työmatkan kulu, päivällä ostetaan yrityksen käyttöön tarvikkeita ja iltapäivällä kiire vie huomion muualle. Jos jokainen kuitti jää erilliseen paikkaan, viikon lopussa pitää palauttaa mieleen, mistä ostokset johtuivat ja mihin ne liittyivät. Kun tallentaminen tapahtuu lähellä ostotilannetta, muistiinpanojen tekeminen myöhemmin voi helpottua. Tärkeä käytännön vinkki on kirjata kulun tarkoitus silloin, kun muistat sen varmasti, eikä luottaa siihen, että kuitin nimi tai summa kertoo asiayhteyden vielä kuukauden päästä.

Matkalaskuissa samanlainen hyöty syntyy rytmistä. Jos odotat siihen asti, että useita matkoja on kertynyt, päivämäärien ja tarkoitusten palauttaminen mieleen voi olla työlästä. Toisaalta jokaisen yksittäisen tapahtuman käsittely heti voi katkaista työpäivän turhan usein. Minusta järkevä kompromissi on valita omaan työhön sopiva käsittelyhetki: esimerkiksi työpäivän päätteeksi tai säännöllisen hallintopäivän yhteydessä. Oleellista on, ettei sovelluksesta tule vain digitaalinen paikka, johon siirretään sama tekemätön työ.

Bezala on tehty yritysten kulujen käsittelyyn, ja kehittäjä on Automated Financial Services Oy. Se on yrityskäyttöön suunnattu sovellus, ei yleinen kotitalouden budjettikirja. Ero kannattaa pitää mielessä: jos haluat seurata omia ruokaostoksia tai jakaa perheen menoja, henkilökohtainen budjetointisovellus voi olla luontevampi. Jos taas työssä syntyy kuitteja tai matkoja, tämän tyyppinen työkalu vastaa paremmin varsinaiseen tarpeeseen.

Kenelle työskentelytapa sopii parhaiten?

Suosittelisin sovellusta erityisesti ihmiselle, joka hoitaa yrityksen kuluja itse tai jonka työ sisältää toistuvia hankintoja ja matkoja. Freelancer voi hyötyä siitä, että yritysostokset eivät sekoitu yhtä helposti henkilökohtaisiin kuitteihin. Pienessä yrityksessä taas työntekijä voi käsitellä omat kulunsa ja pitää ne erillään paperikuitteihin perustuvasta muistamisesta. Käyttäjämäärän sijasta ratkaisevaa on se, toistuuko tarve tarpeeksi usein, jotta sovelluksen käyttö muuttuu automaattiseksi tavaksi.

Se ei silti sovi kaikille. Jos yrityksellä on jo toimiva kuluprosessi, jota työntekijät ja kirjanpito noudattavat sujuvasti, uuden sovelluksen käyttöönotto voi lisätä vaiheita ilman selvää hyötyä. Sama koskee hyvin satunnaisia kuluja: jos kuitteja syntyy harvoin, yksinkertainen kansio tai nykyinen kirjanpidon käytäntö voi riittää. En valitsisi sovellusta vain siksi, että digitaalinen vaihtoehto kuulostaa modernilta; valitsisin sen, jos se ratkaisee toistuvan ongelman omassa arjessa.

Ennen kuin tiimi ottaa uuden välineen käyttöön, kannattaa selvittää, sopiiko sen käsittelytapa yrityksen nykyiseen työnjakoon. Kuka tarkistaa kulut, kuka täydentää puuttuvat tiedot ja milloin aineisto siirtyy eteenpäin? Nämä ovat käytännön kysymyksiä, jotka vaikuttavat enemmän onnistumiseen kuin se, että sovellus tuntuu ensi silmäyksellä helpolta. Jos sovellus on tarkoitettu vain yhdelle käyttäjälle, yksilöllinen rutiini voi riittää; useamman henkilön käytössä yhteinen toimintatapa on tärkeämpi.

Vertailu paperiin ja muihin taloushallinnon tapoihin

Paperikuittien säilyttämiseen verrattuna puhelimella tehtävä käsittely voi vähentää sitä, että tositteet kulkevat irrallisina mukana ja päätyvät käsiteltäviksi vasta myöhemmin. Tavallinen taulukko puolestaan voi olla hyvä tapa seurata summia, mutta kuittien ja matkalaskujen järjestäminen jää silloin helposti käyttäjän vastuulle. Bezalan kaltaisen erikoistuneen yrityssovelluksen arvo on siinä, että se keskittyy juuri kulujen ja tositteiden käsittelyyn eikä yritä olla henkilökohtainen taloussuunnittelija.

Vertailu kirjanpito-ohjelmistoon on erilainen. Kirjanpito-ohjelma voi kattaa laajemman taloushallinnon kokonaisuuden, kun taas kuitti- ja matkalaskusovelluksen tehtävä on tehdä kulujen keräämisestä ja käsittelyyn toimittamisesta sujuvampaa. Jos organisaatiosi käyttää jo sopivaa kirjanpitojärjestelmää, olennaista ei ole kerätä mahdollisimman monta työkalua vaan varmistaa, että kulut siirtyvät prosessissa oikein eikä samaa tietoa tarvitse kirjata turhaan uudelleen. Käytettävissä olevat integraatiot ja niiden sopivuus kannattaa tarkistaa oman yrityksen järjestelmäkokonaisuudesta ennen kuin rakentaa niiden varaan uuden rutiinin.

Erikoistunut sovellus voi olla myös turhan rajattu henkilölle, joka haluaa samalla suunnitella budjetteja, ennakoida kassavirtaa ja seurata kotitalouden menoja. Tällöin kattavampi taloushallinnon tai budjetoinnin ratkaisu voi palvella paremmin. Bezalan vahvuutta ei siis kannata arvioida sen perusteella, korvaako se kaikki taloustyökalut, vaan sen perusteella, hoitaako se toistuvan kuitti- ja matkalaskutyön sopivalla tavalla.

Kuinka paljon ylläpitoa rutiini vaatii?

Digitaalinen järjestelmä ei poista käyttäjän vastuuta. Kuitin tallentaminen ei yksin takaa, että kaikki siihen liittyvät tiedot ovat oikein tai että kulu on valmis hyväksyttäväksi. Oma käytännön neuvoni on tehdä lyhyt tarkistus ennen kuin suljet kulun: tunnistatko ostoksen myöhemmin, liittyykö se työtehtävään ja onko tarvittava selite mukana? Tämä pieni pysähdys voi säästää enemmän aikaa kuin kiireessä tehty jälkikorjaus.

Myös puhelimen käyttötilanne vaikuttaa. Jos olet matkalla, kiireessä tai ostotilanteessa, jossa et voi käsitellä asiaa heti, älä rakenna liian tiukkaa sääntöä siitä, että kaikki on tehtävä saman tien. Sen sijaan valitse luotettava palautumishetki ja pidä huolta, etteivät käsittelemättömät kuitit jää näkymättömäksi jonoksi. Hyvä tapa on sitoa käsittely jo olemassa olevaan rutiiniin, kuten työpäivän lopetukseen. Näin sovellus tukee työtä eikä vaadi jatkuvaa huomion vaihtamista.

Yrityksessä ylläpito tarkoittaa myös sitä, että ohjeet pysyvät ymmärrettävinä. Jos jokainen kirjaa kulut eri tavalla, käsittelijä joutuu tulkitsemaan niitä, vaikka tositteet olisivat tallessa. Selkeästi sovittu käytäntö siitä, mitä kuitista tai matkasta kerrotaan, auttaa enemmän kuin epämääräinen kehotus käyttää sovellusta aktiivisesti. Tämä on erityisen tärkeää uusille työntekijöille tai silloin, kun kulujen tarkasteluun osallistuu useampi ihminen.

Missä käytössä voi syntyä väsymystä?

Toistuva naputtelu alkaa tuntua raskaalta, jos käyttäjä ei ymmärrä, mitä tietoa tarvitaan tai miksi se pyydetään. Siksi suosittelen testaamaan todellisilla yrityksen kuluilla, kuinka luontevasti koko prosessi sopii työpäivään. Jos jokainen kulu vaatii pitkän keskeytyksen, ihmiset saattavat lykätä käsittelyä. Jos taas yritys sopii etukäteen selitteiden ja hyväksynnän käytännöistä, yksittäisten tapausten selvittely voi vähentyä.

Toinen väsymyksen lähde on rinnakkaisuus: sama kuitti voi päätyä sekä puhelimeen että sähköpostiin tai paperikansioon, koska käyttäjä ei luota siihen, että yksi paikka riittää. Alussa on järkevää sopia, mikä on yrityksen ensisijainen käsittelykanava ja miten poikkeustilanteet hoidetaan. Samalla kannattaa välttää lupausta, että uusi työkalu poistaa kaiken työn. Se voi siirtää työtä parempaan hetkeen ja järjestää aineiston helpommin käsiteltäväksi, mutta kulujen tarkastaminen ja yrityksen ohjeiden noudattaminen jäävät silti tarpeellisiksi.

Jos yrityksessä vaihdetaan järjestelmiä, integraatioista puhutaan helposti liian yleisellä tasolla. Käytännössä pitää tietää, mitä tietoa siirtyy, missä vaiheessa se siirtyy ja kuka huomaa virheen. Ennen laajempaa käyttöönottoa testaisin yhden kulun alusta loppuun nykyisessä prosessissa. Se paljastaa, sopiiko työnjako ja vähentääkö sovellus todella manuaalista työtä vai syntyykö uusi tarkistuskierros.

Perustiedot ja kokeilemisen kynnys

Sovellus on maksuton, sen ikäluokitus on PEGI 3 ja se toimii Android-versiosta 7.0 alkaen. Se on ollut saatavilla 29.11.2013 lähtien, ja nykyinen versio on 9.1.0. Sovelluksella on 4,6 keskiarvo 126 arviosta, 33 kirjoitettua arvostelua ja yli 10 000 asennusta. Nämä luvut antavat hieman taustaa sen käytöstä, mutta eivät kerro, sopiiko sen kuluprosessi juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Maksuttomuus madaltaa kokeilemisen kynnystä, mutta yrityksen kannalta tärkein kysymys on edelleen se, säästääkö käyttöönotto aikaa ja vähentääkö se epäselviä kuitteja.

Ennen kokeilua tarkistaisin myös, että käytössä oleva puhelin täyttää vähimmäisvaatimuksen ja että yrityksen toimintatapa sopii sovelluksen käyttötarkoitukseen. Jos olet vastuussa useamman ihmisen kuluprosessista, aloita keskustelu siitä, miten kulut hyväksytään ja mitä tietoja tarvitaan. Yksittäiselle käyttäjälle riittää usein oman nykyisen rutiinin vertaaminen uuteen: mikä jää nyt tekemättä, ja auttaisiko puhelimella käsittely siihen?

Kannattaako siihen rakentaa pitkäaikainen tapa?

Bezala vaikuttaa järkevältä valinnalta silloin, kun kuitit ja matkalaskut ovat toistuva osa työtä ja niiden käsittely nykyisellään lykkääntyy tai hajautuu useaan paikkaan. Pitkäaikainen hyöty ei synny siitä, että sovellus on puhelimessa, vaan siitä, että käyttäjä ottaa kulut talteen johdonmukaisesti ja yritys käsittelee ne sovitulla tavalla. Jos nämä kaksi asiaa onnistuvat, erikoistuneella kulutyökalulla on mahdollisuus ansaita paikkansa arjessa myös ensimmäisen kokeiluviikon jälkeen.

Valitsisin toisen ratkaisun, jos tarpeeni olisi lähinnä henkilökohtaisten menojen seuranta, yrityksellä olisi jo hyvin toimiva prosessi tai sovelluksen käyttö loisi päällekkäistä kirjaamista. Toisaalta paperiin ja muistiinpanoihin perustuva tapa ei ole automaattisesti parempi, jos kuitit katoavat tai kulujen selvittäminen kasaantuu kuun loppuun. Ratkaisu riippuu ennen kaikkea siitä, missä kohtaa nykyinen työnkulku tökkii.

Kun etsit yritykselle työkalua, katso ensimmäisen vaikutelman sijasta tavallista kiirepäivää: pystytkö tallentamaan kuitin, täydentämään sen myöhemmin ja toimittamaan kulun käsiteltäväksi tavalla, jota muutkin ymmärtävät? Jos vastaus on kyllä, Bezala voi olla hyödyllinen osa toistuvaa talousrutiinia. Jos vastaus jää epäselväksi, kokeile ensin yhdellä omalla kululla ja selvitä, miten se sopii yrityksesi nykyisiin käytäntöihin.

Oletko koskaan miettinyt, kuinka paljon aikaa kuluu kuittien ja tulojen hallintaan? Minä ainakin olen. Siksi päätin kokeilla Bezala-sovellusta, joka lupailee tehdä tästä prosessista sujuvampaa ja vähemmän aikaa vievää. Tässä artikkelissa kerron kokemuksistani tämän sovelluksen parissa ja miksi se saattaa olla juuri se, mitä tarvitset arjen helpottamiseen.

Mikä on Bezala?

Bezala on sovellus, joka on suunniteltu helpottamaan kuittien ja matkalaskujen hallintaa. Se on erityisen hyödyllinen pienyrityksille ja freelancereille, jotka käsittelevät paljon paperityötä. Sovelluksen avulla voit yksinkertaisesti ottaa kuvan kuitista puhelimellasi, ja se tallentaa sekä järjestää tiedot puolestasi. Ei enää kadonneita kuitteja tai sekavaa kirjanpitoa!

Käyttäjäystävällisyys ja navigointi

Ensimmäinen asia, jonka huomasin Bezalan käytössä, oli sen intuitiivinen käyttöliittymä. Asennus oli nopeaa, ja sovellus opasti minut vaihe vaiheelta, mikä teki ensimmäisestä käyttökerrasta suorastaan helppoa. Ohjelman sisäinen navigointi on loogista, ja kaikki tarvittavat toiminnot ovat vain muutaman napautuksen päässä. Kun ottaa huomioon, että sovelluksia on nykyään tarjolla pilvin pimein, tämä oli virkistävä kokemus.

Toiminnallisuudet ja integrointi

Yksi sovelluksen suurimmista vahvuuksista on sen laaja integrointimahdollisuus muihin järjestelmiin. Se toimii saumattomasti yhdessä suosittujen kirjanpito-ohjelmistojen kanssa, mikä säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa. Lisäksi sovellus tarjoaa reaaliaikaista synkronointia, joten voit olla varma, että tiedot ovat aina ajan tasalla. Tämä on erityisen tärkeää, kun työskentelet tiimissä ja kaikkien pitää olla samalla sivulla.

Miksi valita Bezala?

Monet meistä voivat olla skeptisiä uusien sovellusten suhteen, mutta sovellus tekee vaikutuksen yksinkertaisuudellaan ja tehokkuudellaan. Se ei vain säästä aikaa, vaan myös vähentää virheiden mahdollisuutta. Kun kaikki kuitit ja matkalaskut ovat yhdessä paikassa, elämä yksinkertaisesti helpottuu. Lisäksi, jos olet joskus kamppaillut paperikuittien kanssa, tiedät kuinka paljon helpotusta digitaalinen ratkaisu voi tuoda.

Bezala on suunniteltu niin, että se mukautuu käyttäjän tarpeisiin. Voit räätälöidä sen asetuksia vastaamaan juuri sinun tai yrityksesi vaatimuksia. Tällainen joustavuus tekee siitä erinomaisen työkalun monenlaisiin tilanteisiin.

Lopuksi

Jos olet kyllästynyt jatkuvaan kuittien ja kirjanpidon kanssa säätämiseen, sovellus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se on käyttäjäystävällinen, tehokas ja tarjoaa monipuolisia toimintoja, jotka tekevät arjesta huomattavasti helpompaa. Joten seuraavan kerran, kun mietit, miten voisit tehostaa taloushallintoasi, anna Bezalan näyttää, miten homma hoidetaan sujuvasti.